仮予約から利用日までの流れ　～仮予約・本予約・責任者打合せ会議への出席・必要書類提出～

仮予約から利用日までの流れ ～仮予約・本予約・責任者打合せ会議への出席・必要書類提出～

1 ご利用を検討されたら「利用の手引き」を読んでください

「利用の手引き」
　利用の手引き [PDFファイル／9.49MB]

必ず読んでいただき内容を把握したうえで仮予約の連絡をいただきますようお願いします。
　※利用日に持ってきていただく物（生活用，活動用）のリストが5ページにあります。

【施設利用の基本的条件】
(1)　利用団体責任者打合せ会議（開催日下記参照 14時00分～2時間程度）に出席していた
　　だくことが施設利用の条件となります。
(2)　宿泊の場合，1日目は17時までに入所いただく必要があります。最終日は8時30分以降
　　に使用した部屋・洗面所・トイレ・脱衣所・食堂などのチェック（清掃がきちんとされ
　　ているか，決められたとおりに布団がたたまれているか等）を受けていただく必要があ
　　ります。
　　　　【重要】児童生徒等の退所が8時30分より前の場合でも，責任者や担当者は
　　　　　　　　残っていただき8時30分以降に部屋等チェックを受けるようにして
　　　　　　　　ください。8時30分より前の部屋等チェックはできません。
(3)　宿泊の最後の日及び日帰りの最終退所時間は17時までとなります。
(4)　令和7年4月1日から山根市民センター敷地内駐車場については，大型バスの駐停車は
　　できません。 大型バスは市民センター前の路肩に駐停車のうえ乗り降りをお願いします。
(5)　食堂の利用について，夕食は18時以降の開始はできません。遅くとも18時に夕食が
　　開始できる活動計画を立ててください。また，開始から1時間以内に片付けを済ませて
　　ください。
(1)～(5)をご了承のうえ予約申し込みをお願いします。

 

2 空き状況の確認

利用の手引きを読んでいただくとともに，空き状況の確認をしていただき，候補日を複数
検討して仮予約の連絡をお願いします。

水戸市少年自然の家の空き状況（令和7年度） [PDFファイル／50KB]

ただし，空き状況は日々変動するため，仮予約の電話をいただいた時点で，予約をお受け
できない日がある場合があるので予めご了承ください。

 

3 仮予約

【仮予約の申込方法】
申し込みの期限　　利用希望日に対する責任者打合せ会議日（下記参照）の5日前
　　　　　　　　（準備事務手続きの都合があるため）
申込方法　　電話のみ
電話番号　　少年自然の家　029－254－2200（受付時間　午前8時30分～午後5時15分）
　　　　　　※休所日　月曜・祝日
申し込みの際お聞きすること
・団体名・人数
・利用希望日（複数の希望日をご用意いただきますようお願いします。）
・入所・退所予定時間　※上記項目「 1 ご利用を検討されたら「利用の手引き」を読んで
　　　　　　　　　　　　ください」 の(2)(3)をご確認ください。
・お電話いただいている代表者氏名・電話番号（今後連絡を差し上げる際の番号となります
　ので連絡が取れる電話番号をお伝え願います。）

 

4 本予約

様式1 施設利用申込書
　様式1 施設利用申込書 [PDFファイル／107KB]　※記載例あり
　様式1 施設利用申込書 [Excelファイル／20KB]　※記載例あり

(1)　仮予約の連絡をいただいた日を含めた1週間以内に，上記　様式1　施設利用申込書
　　をFaxまたはメールでお送りください。その内容を確認後，「水戸市少年自然の家
　　施設利用日確定通知及び責任者打合せ会議について」を郵送します。
　　　これで本予約の完了です。
　　　なお，1週間以内に申込書の送付がなかった場合は自動的にキャンセルとなります
　　のでご承知おき願います。

【お願い】
・申込書には，パソコンやスマホでメール確認できるe-mailを記入欄に必ず記入願います。
　相互問合せや連絡がしやすくなります。
・電話での申し込みの段階では仮予約となっていますので，必ず施設利用申込書をお送り
　ください。
・『水戸市少年自然の家施設利用日確定通知及び責任者打ち合わせ会議について』の通知
　　から責任者打合わせ会議まで日にちが空くので，通知の紛失にご注意願います。

 

(2) 7年度の責任者打合せ会議の日程は以下のとおりです。

　　利用日  4月1日（火曜日）～4月20日（日曜日）会議日 2月26日(水曜日)
　　利用日  4月22日（火曜日）～5月18日（日曜日） 会議日 3月12日(水曜日)
　　利用日  5月20日（火曜日）～6月8日（日曜日）　 会議日 4月16日(水曜日)
　　利用日  6月10日（火曜日）～6月29日（日曜日） 会議日 5月9日(金曜日)
　　利用日  7月1日（火曜日）～7月27日（日曜日）　会議日 5月28日(水曜日)
　　利用日  7月29日（火曜日）～8月17日（日曜日）   会議日 6月25日(水曜日)
　　利用日  8月19日（火曜日）～9月7日（日曜日）    会議日 7月16日(水曜日)
　　利用日  9月9日（火曜日）～9月28日（日曜日）　  会議日 8月6日(水曜日)
　　利用日  9月30日（火曜日）～10月19日（日曜日）  会議日 8月27日(水曜日)
　　利用日  10月21日（火曜日）～11月9日（日曜日） 会議日  9月17日(水曜日)
　　利用日  11月11日（火曜日）～11月30日（日曜日）会議日 10月8日(水曜日)
　　利用日  12月2日（火曜日）～12月28日（日曜日）　会議日 10月29日(水曜日)
      利用日  1月4日（火曜日）～2月1日（日曜日）　      会議日 11月26日(水曜日)
      利用日  2月3日（火曜日）～3月1日（日曜日）　      会議日 12月17日(水曜日)
      利用日  3月3日（火曜日）～3月31日（火曜日）　    会議日 1月28日(水曜日)

 

5 利用団体責任者打合せ会議【上記日程】

利用団体責任者向けに，責任者打合せ会議を実施いたしますので必ずご出席ください。
主に以下の内容について，当日配付する「責任者打合せ会議資料」により説明・打合せを行います。

　責任者打合せ会議資料サンプル [PDFファイル／19.99MB]
　席に着いてから開会までにお願いしたいこと・研修計画表等作成チェックリスト [PDFファイル／82KB]

まず，席に着いたら，各自資料を最後まで読んでいただき基本的な事項をご理解いただきます。

• 自然の家での生活に関すること（入退所時間・食事・持ち物・部屋割り・その他）
• 同日利用団体同士で，研修内容，使用施設，宿泊部屋，入浴時間などダブりがないよう調整
  していただきます。
  また，奉仕活動（清掃）の担当場所も調整していただきます。

【重要】
・責任者打合わせ会議は，活動内容・時間帯を確認・調整して利用全体の事項を決定する
　ものです。

・同日の利用が重なる場合は，打合わせ会議において，団体同士で活動計画（研修内容や
　使用施設，宿泊部屋など）調整を行っていただく非常に重要な場となりますので，必ず
　出席をお願いします。
　　●●原則，打合せ会議に出席された団体の計画（活動内容，宿泊部屋
　　　　等）が優先されますのでご注意ください。●●

・なお，どうしても会議に出席できない事情が出来た場合は，会議の日より前（判明した
　時点で早急に）に，その旨を電話連絡していただき，下記書類（様式2使用許可申請書　
　様式3研修計画表　交通手段報告書）をFax等で提出してください。
　お送りいただいた様式3研修計画表の内容について，同日利用の団体の内容と調整が入ります。
　ただし，会議の場で同日利用の団体と調整の話し合いができないことから，出席団体の計画
　が優先される場合があるのでご承知おき願います。

・出席者は必ず研修計画表(案)（下記項目 6 責任者打合せ会議時に提出していただく書類）を
　用意して会議へ出席願います。

・無断で欠席された場合には，予約が取り消しとなることがありますので，ご注意ください。

 

6 責任者打合せ会議時に提出していただく書類

次の様式を会議時にお渡ししますが，その場で一から記入を始めると効率的な打合せの進行が
できないので，事前に記入のうえ当日持ってきていただくようお願いします。
記入内容を修正できるよう鉛筆書きで結構です。

様式2 使用許可申請書
　様式2 使用許可申請書[PDFファイル／98KB] 
​　様式2 使用許可申請書 [Wordファイル／39KB]
　※当申請書をもとに「使用許可書」を発送しますので大切に保管してください。
　　利用日にご持参いただく必要はありません。

様式3 研修計画表
　様式3 研修計画表 [PDFファイル／200KB]　※記載例あり
　様式3 研修計画表 [Excelファイル／61KB]　※記載例あり

交通手段報告書
　交通手段報告書 [PDFファイル／150KB]　※記載例あり
　交通手段報告書 [Wordファイル／17KB]　※記載例あり

入所団体報告書
　入所団体報告書 [PDFファイル／59KB]
　入所団体報告書 [Excelファイル／23KB]

 

7 必要書類の提出【利用日の3週間前～2週間前】必着

【3週間前までに提出するもの】

様式4 食事数申込書　　提出方法：ファックス，メール
　様式4 食事数申込書 [PDFファイル／135KB]　※記載例あり
　様式4 食事数申込書 [Excelファイル／122KB]　※記載例あり

メニュー・金額はここに記載されています。
食堂利用と『食事』『野外室内調理活動』 『お弁当』『飲み物おやつ』 メニューのご案内 [PDFファイル／1.4MB]

　
キャンプファイヤー届出書（火災とまぎらわしい煙または火炎を発するおそれのある行為の届出書）
提出方法：原本2部を郵送または来所（責任者打合せ会議時に提出していただいても結構です。）
【重要】ファックス不可　　※屋外キャンプファイヤー実施予定のみ提出​
　キャンプファイヤー届出書 [PDFファイル／2.45MB]
　キャンプファイヤー届出書 [Wordファイル／4.39MB]
　

【2週間前までに提出するもの】

様式5 食物アレルギー調査票　　提出方法：ファックス，メール
　様式5 食物アレルギー調査票 [PDFファイル／399KB]
　様式5 食物アレルギー調査票 [Wordファイル／117KB]
　※​2ページ構成のため2ページ分忘れずに　※該当者がいる場合のみ提出
　※2ページ最後に保護者署名が必要です。

 

8 食事数申込書（様式4）の最終報告【利用日の1週間前が期限】

とても重要な事項です。
利用日の3週間前までに提出した「食事数申込書」の食事数，班編成に修正があるの場合の
最終的な報告期限が1週間前までとなります。
食事数，班編成の数に変更がある場合のみ，Faxで修正後の申込書を送付願います。

この期限をもって食材の発注を行うため，これ以降の食事数の増及び減の変更はできません。
予めご承知おきください。

食事代・食材費はこの期限の時の数量で請求があります。

※飯ごう炊飯カレー作りなどの班の数と班ごとの人数が変わるときもこの期限までに
　お知らせ願います。
　これをもとに人数分の食材を班ごとに仕分けするためです。

 

9 【利用日当日】入所時の打ち合わせ

責任者は，到着次第受付に来てください。15分程度の打合せをその場で行います。
　
その際，参加者向けに作成しているしおりの写しと名簿（様式は任意）を提出ください。
　
また，上記 6 責任者打合せ会議時に提出していただく書類 の事項にて，事前に記入のうえ
当日持参のお願いをしている「入所団体報告書」も提出願います。（事前に記入がない場合
はその場で，児童等・引率者・その他大人などを男女別の人数で記入していただきます。）
　
さらに，研修計画表の内容や時間の確認，使用料の支払方法，シーツの返却，バスマットの
片付け方，清掃，退室部屋チェックなどの打合せを，「打合せ及び連絡事項・お願いしたい
こと　※下記参照」というチェックシートで説明しながら行います。
　
このチェックシートは打合せ終了時に責任者にお渡しするので，退所までの
各活動，入浴，清掃について随時確認しながら行ってください。
　

　打合せ及び連絡事項・お願いしたいこと（シーツ・風呂・清掃・消灯・布団たたみ等関係） [PDFファイル／446KB]
　打合せ及び連絡事項・お願いしたいこと（各活動(調理含む)） [PDFファイル／179KB]

　

10 使用料の納入

入所打合せ時にお聞きした支払方法により，
(1)　現金払いの場合は退所までに窓口でお支払い，
(2)　振込の場合は『施設使用料』『シーツクリーニング代・活動プログラム代』の2種類の請求書
　　をお渡しするので，発行日より20日以内に振り込みをお願いします。

なお，食事代（夕朝食，飯ごう炊飯カレー作りなど）については，食堂の委託会社である
日本ビルシステム株式会社から後日請求書が送付されますので、指定の口座にお振込ください。
事情により現金納付を希望される場合は，事前に連絡のうえ，直接食堂にお支払いください。

 

※ 該当団体用（少年自然の家から連絡があった方用です）

【速やかに提出する様式】　様式は上記項目6にあります

・様式2 使用許可申請書

・様式3 研修計画表

・交通手段報告書
　

【至急読んでいただき内容を確認願いたいもの】

・本ページの項目1～10すべて

・利用の手引き（項目1にあるファイル）

・責任者打合せ会議資料サンプル（項目5にあるファイル）

・食堂利用と食事 野外室内調理活動 お弁当 飲み物おやつ メニューのご案内
　（項目7にあるファイル）

・打合せ及び連絡事項・お願いしたいこと（シーツ・風呂・清掃・消灯・布団
　たたみ等関係）　（項目9にあるファイル）

・打合せ及び連絡事項・お願いしたいこと（各活動(調理含む)）
　（項目9にあるファイル）

※利用日の3週間前，2週間前，1週間前までに提出する様式は上記項目7，8参照
　のうえ，期限までに必ず提出してください。

　
会議欠席・直前予約用