イベント開催の申請方法

はじめに・・・

千波公園内でイベントを実施するには、本市の許可が必要です。無許可でのイベント開催はできません。
以下の各項目に沿って、イベントを企画いただき、申請書類をご提出ください。

※イベントは、本市が営利目的でないことを判断したもののみ認めることとしております。また、毎週実施したい・夜間の大音量のイベント等、近隣住民や一般利用者の利用を妨げるイベント等もお断りをさせていただいております。

1　許可の種類

イベント実施に必要となる許可は2つです。

（1）都市公園行為許可
（2）都市公園占用許可

それぞれの許可の内容は次の通りです。

（1）都市公園行為許可（根拠法令：水戸市都市公園条例第7条）

イベントの実施に対する許可です。申請の際はイベントを実施したい範囲および面積を明示して申請していただきます。申請書の期間の欄は、イベントを実施する日付を記載してください。

上記の図は行為の範囲を示しています。
都市公園行為許可申請書と合わせて、別途行為面積が分かる図面を添付する必要があります。

（2）都市公園占用許可（根拠法令：都市公園法第7条）

イベントを行う際に使用する、イベント用の工作物（テント、ステージ、看板等）を置くことに対する許可です。申請に当たっては工作物の面積が分かるよう寸法を必ず記載してください。また、告知看板等イベント開催の前日以前に工作物を設置したい場合、追加申請書が必要となり、申請書の期間の欄は設置する日から撤去する日までの日付を記載してください。

上記の図は、工作物（青色で表記）の申請を行う際の例になります。
申請書と合わせて、別途工作物の面積と数量が分かる図面を添付する必要があります。

2　公園使用及び占用に関する料金

千波公園をイベントで使用する場合は、使用料及び占用料が発生します。金額については下記の通りです。

例：使用料（行為）40円×6,000ｍ2（行為範囲面積）×1日（イベント開催日数）＝240,000円
　　占用料　　　　40円×80ｍ2（小数点切上げ）（占用範囲面積）×1日（占用日数）＝3,200円

3　イベント開催までの流れ

【Step1】日程・場所の調整（イベント実施日の数か月前までに前もってご連絡ください）

イベントを希望する日程・場所を電話、もしくはメールにてご相談ください。希望する日程が空いているかを確認します。​なお、仮押さえ可能な日時はご連絡いただいた日から1年後の日付までとします。
仮押さえは、1イベント1予定までとし、複数日程をおさえる事はできません。また、企画書等をご提出いただいた時点で仮押さえとさせていただきます。ご提出いただけない場合は、仮押さえを取り消す場合がございますので予めご了承ください。

【Step2】イベント内容の確認　（仮押さえがない場合は公園を使用・占用する日の30日前までにお願いします）​

イベントの内容（企画書等）をご提出いただき、内容に問題ないかを確認します。（メール可）
なお、公序良俗に反するものや反社会的勢力とつながりがある可能性のあるもの、近隣住民や一般利用者の利用を妨げる可能性があるもの等は、開催をお断りすることがありますのでご了承ください。

【Step3】イベント申請書類の提出

【Step2】で本市の確認がおわりましたら、許可申請書をご提出ください。
「申請に必要な書類一覧」に記載するすべての書類をご提出ください。（メール可）

【Step4】納入通知書及び許可書の発行・発送

本市から申請書の住所またはメールアドレス宛てに、公園使用料等の納入通知書を送付します。納入通知書の期限までに公金収納取扱金融機関で料金を納付してください。
※公園内の電源盤を使用した場合は、イベント終了後に使用量分の料金が請求されます。​
【公金収納取扱金融機関】はこちら

【Step5】イベントの開催

本市から許可書が到達後、イベントを開催いただけます。
イベントの開催に当たっては、許可書に記載されている許可条件を遵守してください。
イベント終了後、申請範囲内の公園施設（芝生、柵、車止めなど）の破損が確認された場合、申請者の費用負担で原状復旧していただきます。開催前の状態が分かるよう事前に使用・占用する箇所の写真を撮影し、提出してください。
また、イベント期間中及び終了後は、申請範囲に加え、その周辺についても清掃をお願いします。

4　各種様式（申請に必要な書類一覧）

行為許可申請

• 都市公園行為許可申請書 [Wordファイル／14KB] （ 記載例 [PDFファイル／90KB] ）
• 図面（イベント範囲が明示されているもの、イベント範囲の面積の記載）
• イベントの概要が分かる書類（チラシ、企画書等）
• 主催者の役員等構成が分かる資料および会社概要
• 電源盤使用届 [Wordファイル／22KB] （ 記載例 [PDFファイル／97KB] ）
  （本市が公園内に設置した電源盤から電気を使用する場合）
• その他本市で求める書類
  （例：誓約書 [Wordファイル／15KB]（ 記載例 [PDFファイル／122KB] ））
  ※出店者ごとにご提出が必要となります。
• 減免を求める場合：都市公園使用料等減免申請書（行為） [Wordファイル／9KB]（記載例 [PDFファイル／27KB]）
  （水戸市と県または外郭団体の後援名義承認通知書（複写）の添付が必要となります。）
• 公園内火気使用届 [PDFファイル／48KB]（記載例 [PDFファイル／62KB]）
  （火気の使用がある場合は添付が必要です。）
  ※火気の使用がある場合は、水戸市火災予防課へ露店開設届出書の提出が別途必要となります。

占用許可申請

• 都市公園占用許可申請書 [Wordファイル／14KB] （ 記載例 [PDFファイル／121KB] ）
• 図面（工作物の設置個所が明示されているもの、工作物の寸法の記載）
• イベントの概要が分かる書類（チラシ、企画書等）
• 主催者の役員等構成が分かる資料および会社概要
• ​その他本市で求める書類
• 減免を求める場合：都市公園使用料等減免申請書（占用） [Wordファイル／9KB]（記載例 [PDFファイル／27KB]）
  （水戸市と県または外郭団体の後援名義承認通知書（複写）の添付が必要となります。）

各申請書の記載方法は記載例をご確認いただき、不明な点がございましたらお問い合わせください。

5　許可前のイベントの宣伝活動等について

本市が許可を出す前にイベントの宣伝活動や出演者との調整、チラシの印刷など（以下、「宣伝活動等」という）を行う場合、主催者の責任において実施してください。宣伝活動等の実施後に本市がイベント実施の許可を出さないことになった場合でも、本市は一切の責任を負いません。

6　許可条件

イベント使用（行為）の許可書に記載される一般的な許可条件は次の通りです（千波公園での許可の事例）。ただし、イベントの内容により記載内容は変わりますので、お手元に届いた許可書をよく確認してください。
また、許可条件が守られていないことが確認された場合は、今後、同じ申請者によるイベント等での公園利用をお断りすることがあります。

【許可条件】​

（1）当該公園の使用にあたっては、都市公園法、水戸市都市公園条例、水戸市空き缶等ポイ捨て防止に関する条例、その他関係法令を遵守すること。
（2）使用前に事前点検を行い、使用中及び終了後は、適宜清掃を行うこと。
（3）安全には万全を期し、当該許可行為に係る全ての苦情・損害・事故等については、申請者の責任において処理すること。なお、市へ苦情・損害・事故等の連絡があった場合は、申請者の連絡先を案内させていただくので、申請者側で対応すること。
（4）本許可書は、公園の一般利用の中での許可であって、申請箇所を独占して使用する許可ではありません。一般利用者と共通となりますので、ご理解の上、使用すること。
（5）使用期間満了までに使用箇所の原状復旧及び清掃をすること。原状復旧について、資料提出（使用箇所の使用前、使用中、使用後それぞれの写真等）や手直しを指示することがある。
（6）暴力団員及び暴力団関係者の利益にならないこと。
（7）許可内容が守られないとき、または、社会通念上不適切と思われる行為が行われたと市が判断したときは、許可を取り消し、次回以降においても許可しない場合があるので留意すること。
（8）感染症対策に努めること。
（9）イベントスタッフの駐車場を指定する場合にあたっては、事前に指定した場所以外への駐車をしないこと。また、公園の一般利用者の駐車場利用を妨げないよう留意すること。